Communiquer au sein d'une entreprise

Communiquer n’a jamais été aussi simple. Ordinateurs, smartphones, visio-conférences, appels téléphoniques… Les canaux se sont démultipliés avec le temps pour faciliter les échanges à distance. C’est alors devenu un enjeu conséquent pour une entreprise de bien communiquer, que ce soit au bureau ou à distance. A quel point choisir les bons canaux est-il déterminant pour l’organisation au sein de celle-ci ?

Les différents types de communication

La communication vers le haut

Dans une organisation verticale (dirigeants – managers – employés), la communication peut s’effectuer du bas vers le haut. Celle-ci consiste, pour les employés, à communiquer vers leurs supérieurs hiérarchiques. Ils peuvent faire remonter des informations vers leurs managers ou leur direction.

Cette communication n’est pas la plus fréquente mais permet aux managers d’avoir un retour direct de l’état d’esprit de leurs équipes. Ils distribuent ensuite ces informations vers le haut : à la direction.

La communication des employés aux managers va concerner les rendus de projets, les finalisations, etc. Entre les managers et la direction, elle concerne plus le bilan des objectifs demandés en début d’année. Enfin, l’échange entre les employés et la direction est plus rare mais va concerner de la gestion humaine principalement, même si le manager interviendra le plus souvent dans cet échange.

La communication vers le bas

Cette forme de communication est plus répandue que la précédente dans le monde actuel de l’entreprise. Cette fois, ce sont la direction et les managers qui vont faire redescendre des informations aux employés.

Cela permet à la direction de fixer des objectifs et des directives aux managers, qui ensuite, délivrent les leurs aux différents services afin de les atteindre. Cette communication permet à une entreprise de garder un cap de conduite et de travail. Il y a un échange perpétuel sur la communication vers le bas. Notamment les managers qui vont demander des comptes à leurs employés.

Les communications vers le haut et vers le bas s’entrecroisent au fil des projets afin de les mener à bien. La communication entre toutes ces entités doit être claire et définie dans un objectif global de pérennité.

La communication horizontale

Il s’agit de la nouvelle forme de communication. Elle est héritée des nouveaux modèles de management mettant en avant l’égalité en entreprise. La hiérarchie n’existe plus au sein de l’entreprise et la communication s'aplanit.

Dans ce modèle de communication, les employés s’adressent directement à leur direction, qui sont devenus leurs collègues. Le rôle de manager à quasiment disparu et c’est l’échange entre les employés qui est mis en avant. C’est l’équipe qui prend les décisions ensemble.

Ce modèle est plus souple que les précédents et s’applique le plus souvent au sein de petites entreprises ou start-ups. Il sera plus compliqué de fonctionner avec ce type de communication au sein de grands groupes.

Les différents canaux de communication

Les canaux de communication directs en entreprise

Afin de bien communiquer, il est important de bien sélectionner les différents canaux à utiliser entre les membres d’une entreprise. Les premiers sont les canaux directs. Ces canaux représentent toutes les façons de communiquer entre collaborateurs de façon « réelle ».

Ce sont des méthodes assez classiques de par leur nature. De plus, elles existent depuis de nombreuses années dans les bureaux d’entreprise. Le canal direct le plus répandu de nos jours dans les entreprises est la réunion. Ce format permet aux équipes de se réunir à une date et une heure bien précise pour échanger sur différents sujets.

Les réunions peuvent être organisées de façon hebdomadaire pour définir un point de communication dans une équipe. Cela facilite les échanges et permet de mieux se coordonner, si celle-ci est bien menée. Elle peut être sujet à une communication vers le haut, vers le bas, ou bien horizontale.

Aussi, la communication directe au sein d’une entreprise peut se faire via des espaces d’échange dans les locaux de celle-ci. Par exemple, installer un tableau en liège afin d’y afficher des informations en interne est un canal direct qui permet une circulation des informations.

Les canaux de communication virtuels en entreprise

Pour ce qui est des canaux virtuels, ils sont beaucoup plus nombreux. Ils se sont fortement développés au XXIème siècle avec l’accroissement des nouvelles technologies. Aujourd’hui, il est très facile pour une équipe de communiquer à distance. Que ce soit par téléphone, mail ou visioconférence, les solutions sont nombreuses et adaptées à chaque situation.

Le mail est un format utile pour garder une trace écrite. Le téléphone permet une meilleure communication entre chacun, que ce soit interne à une entreprise ou externe. Pour ce qui est des visioconférences, elles sont une alternative aux réunions en présentiel. Ces différents canaux facilitent surtout la communication entre un manager et ses équipes ou entre la direction et les managers. Il est assez rare de voir des visioconférences concernant toute l’entreprise en même temps car elle reste une solution de distanciel ou il est difficile d’échanger lorsque nous sommes nombreux..

Ces canaux facilitent grandement la communication entre une entreprise et ses clients et prestataires. Ils permettent de faire des points réguliers à distance sans avoir à se réunir en présentiel à chaque fois.

Les avantages d’une bonne communication

Faciliter la productivité et créativité d’une entreprise

Utiliser ces différents types et canaux de communication doit pouvoir la faciliter. Cela va grandement avantager la productivité au sein d’une entreprise. Plus la communication est rapide et limpide, plus les équipes seront efficaces et proactives.

Les enjeux de productivité sont grands, notamment dans des milieux ultra-concurrentiels. Une mauvaise communication ralenti les process de chacun et laisse les collaborateurs dans le flou. Cela entraîne des situations d’incompréhension qui ne facilitent pas la productivité.

Une communication réussie facilite les méthodes de travail et permet de mettre de l’entrain dans le métier de chacun. C’est l’un des aspects importants de la satisfaction au travail. Un collaborateur heureux est un collaborateur qui va créer, inventer, proposer dans le sens de son entreprise.

Renforcer l’implication et le lien dans l’entreprise

Une parfaite communication renforce donc le lien noué entre un collaborateur et l’entreprise. S’il est au courant des actualités et projets de celle-ci, il se sentira beaucoup plus impliqué. Si la communication est bien mise en place, la direction et les collaborateurs se feront mutuellement confiance.

La fidélité des collaborateurs les plus performants et impliqués n’en sera que renforcée. C’est un bénéfice non négligeable pour une entreprise de pouvoir conserver ses talents, et une bonne communication va dans ce sens. Ils accomplissent leurs tâches avec une certaine sérénité de savoir comment leur entreprise fonctionne et leur fait confiance au quotidien.

Faciliter le dialogue entre les équipes

Un moral des employés à son plus haut niveau va permettre la bonne communication entre les équipes dirigeantes et les collaborateurs. Cela permet d’éviter tout conflit, pouvant aller jusqu’à la grève. Les soucis en interne pourront être résolus via le dialogue et la communication, car chacun aura pris l’habitude de le faire.

Les dirigeants pourront aussi mieux comprendre les besoins de leurs collaborateurs, sans qu’il n’y ait un clivage vertical dans une entreprise. Chacun pourra écouter les besoins et revendications des autres dans un climat serein. Le tout va permettre à l’entreprise d’en ressortir grandie et plus efficace.

La communication est donc un aspect important dans l’organisation d’une entreprise. Elle permet de faire circuler l’information entre les dirigeants, les managers et les employés, dans un sens comme dans l’autre. Une entreprise qui communique bien est une entreprise qui fonctionne et travaille bien. Maintenant, il sera intéressant de voir comment une entreprise qui communique correctement en interne, peut utiliser certaines de ces méthodes à l’externe.