L'onboarding RH
Introduction
98% des dirigeants considèrent l’onboarding comme une étape essentielle pour améliorer la rétention de leurs salariés. Provenant d’un récent sondage mené par Korn Ferry, ce résultat montre l’importance d’un processus d’onboarding au sein des entreprises.
Quand les stratégies de recrutement engendrent de nombreux investissements et que les recruteurs consacrent leurs efforts dans cette étape d’acquisition des candidats, QUID de l’intégration des collaborateurs une fois embauchés ?
Quels sont les enjeux d’un onboarding pour l’entreprise et quelles sont les pratiques à mettre en place pour qu’il soit réussi ?
Concept et définition
Avant d’entrer dans le cœur du sujet, il va être indispensable de définir les notions et concepts utilisés dans cet article.
Onboarding
Désignant “embarquement” en anglais, l’onboarding RH, est le processus d’intégration et d’accompagnement d’un nouveau collaborateur dans une entreprise.
Marque employeur
La marque employeur est « la notion de réputation d’une entreprise, ses valeurs, son organisation, sa communication et de ses ressources humaines auprès d’un public tant interne qu’externe à la société ».
L’objectif premier pour une entreprise, lorsque l’on parle de marque employeur, va être de donner une image attirante auprès de son public à savoir ses potentiels candidats mais aussi ses collaborateurs.
Sourcing
Le sourcing, traduit en français par sourçage, est le processus de recherche de profils dans un recrutement. Il a pour objectif d’identifier les candidats répondant aux critères d’un poste donné.
Les enjeux de l’onboarding pour l’entreprise
En marketing comme en RH recruter va être plus coûteux que de fidéliser les collaborateurs.
Le processus d’onboarding, lorsqu’il est correctement réfléchi et mis en place, prend tout son sens. En effet, il est dans la continuité du processus de recrutement. On peut même aller jusqu’à dire qu’il en fait partie.
Le premier rôle de l’entreprise dans la mise en place du parcours d'intégration, va être de soigner le contact avec le nouveau collaborateur. Grâce à une découverte de l’entreprise et une présentation des services et des salariés qui y travaillent, le nouvel arrivant aura la possibilité de bien visualiser l’environnement dans lequel il va évoluer.
Aussi, pendant ce parcours d’intégration, l’entreprise va pouvoir tester le collaborateur en lui fixant plus ou moins d’objectifs. Pendant la période d’essai, le manager va chercher à mettre à profit cette période dans laquelle le collaborateur doit montrer ce dont il est capable.
On comprend donc qu’une intégration réussie permet aux collaborateurs d’être opérationnel plus vite. Qui plus est, l’engagement d’un collaborateur bien accueilli est également décuplé. S’en suit une fidélisation à la marque employeur, un esprit d’équipe et le partage des valeurs de l’entreprise.
Les bonnes pratiques d'un processus d'onboarding
Pour qu’un parcours d’intégration soit réussi et efficient, l’entreprise est amenée à le construire de manière stratégique.
En amont du jour J
Le premier jour d’un nouveau collaborateur peut s’avérer une étape stressante car primordiale pour l’image qu’il va renvoyer à l’entreprise. Pour cette dernière c’est aussi une étape cruciale car c’est à ce moment que le nouvel arrivant va se faire une image réelle de sa structure.
En amont de son arrivée et afin de rassurer le collaborateur, l’envoi d’une documentation de présentation de l’entreprise semble être indispensable. On peut y ajouter les modalités générales d’organisation comme l’heure d’arrivée, l’organisation de la journée, etc. Cette documentation peut être accompagnée d’une liste de documents administratifs à fournir. Cela permettra au nouveau salarié de préparer cette arrivée et de visualiser l’organisation mise en place par l’entreprise.
Aussi un message d’attention du manager à son nouveau collaborateur permettra à ce dernier de se sentir attendu. La construction d’une bonne relation professionnelle pourra commencer à se créer.
Le jour J
Vient le jour tant attendu aussi bien pour le collaborateur que pour l’entreprise.
Lors de l’arrivée du nouveau salarié, celui-ci doit se sentir bien accueilli. Cela passe par des éléments de communication non verbale essentiels comme des expressions faciales positives. Rien de pire pour un nouveau collaborateur de sentir les regards sur soi dès son arrivée sans que personne ne cherche à le considérer.
La mise en place d’un accueil chaleureux est l’une des étapes primordiales pour une intégration réussie.
Une fois le collaborateur accueilli, vient ensuite la présentation de son équipe et de son nouvel environnement de travail. Il est évident qu’une équipe informée de l’arrivée de ce nouveau collaborateur permettra une bonne cohésion d’équipe dès le départ.
Lors de cette première journée, le manager pourra remettre un livret d’accueil où de nombreuses informations seront communiquées. Elles permettront au salarié de comprendre le fonctionnement de l’entreprise sur différents sujets (histoire, organisation structurelle, RH, avantages collaborateur, etc.).
Ne les oublions pas, les goodies. Ces objets pratiques et utiles aux couleurs de l’entreprise renforcent le sentiment d’appartenance du collaborateur à l’entreprise.
Au cours de cette journée, la mise à disposition des différents outils de travail sera indispensable. Ainsi pour un nouvel ordinateur ou encore un téléphone, l’objectif pour le collaborateur sera de se familiariser avec ces nouveaux outils. Pour l’entreprise, il s’agira de tester réellement le matériel afin de corriger les éventuelles erreurs de paramétrage ou bug en tout genre.
Lors de la pause déjeuner, un repas d’équipe peut permettre de créer cette cohésion si nécessaire au sein d’un service de travail voire d’une entreprise. Cela peut permettre aux autres collaborateurs de s’intéresser à des aspects plus personnels du nouvel arrivant comme ses hobbies tout en respectant la vie privée de celui-ci.
Et après
Cette première journée terminée, ne signifie pas la fin du parcours d’intégration. Au contraire, il ne fait que commencer.
Accueillir un nouveau collaborateur ne s’invente pas, l’onboarding peut s’étendre sur une période de 3 mois à 1 an après l’embauche du collaborateur.
La période d’essai peut s’avérer être la période totale du parcours d’intégration d’un salarié.
Pour que ce parcours d’intégration soit efficient, l’entreprise peut aussi organiser une ou plusieurs sessions d’intégration. La visite de différents sites géographiques de l’entreprise, ainsi que différents services lui permettra de se rendre compte de l’étendue des activités de l’entreprise. Cette immersion permettra aussi à ce dernier de se forger une opinion claire sur la culture de l’entreprise.
Souvent la rédaction d’un rapport d’étonnement permet au collaborateur de faire part de son ressenti sur ces premières semaines. Ce rapport met en lumière les premiers mois d’intégration tout en portant un regard critique sur le fonctionnement de l’entreprise.
Aussi des points d’échanges réguliers entre le manager, l’équipe et le nouveau collaborateur permettront à ce dernier de faire part de son ressenti. Il peuvent aussi permettre de suivre ses différentes missions. Ces échanges permettent au collaborateur de se sentir écouté et bien intégré dans l’entreprise.
Enfin, pour un côté moins formel, l’organisation d’afterworks entre collègues permettent aussi de favoriser la cohésion d’équipe et l’intégration du nouveau collaborateur serait facilitée.
Conclusion
Il est important de rappeler, qu’un onboarding mis en place pour intégrer un nouveau collaborateur, va aussi être le miroir de la marque employeur de l’entreprise.
La mise en place d’un tel processus n’est pas à prendre à la légère, au contraire. Il va s’agir d’une réelle réflexion sur les valeurs de l’entreprise, sa culture et ce qu’elle souhaite transmettre à ces nouveaux collaborateurs.
L’onboarding est donc l’étape qui vient après le recrutement mais est aussi nécessaire voire indispensable. En effet, ce parcours d'intégration est un levier essentiel de l’expérience collaborateur et est lié à la fidélisation des collaborateurs.
Retenez que le premier jour est l’un des plus importants aussi bien pour le nouveau collaborateur que pour la société. Celle-ci doit donc tout mettre en oeuvre pour effacer les craintes de ce jour aux yeux du salarié et de le rassurer. Provoquer cet effet “whaou” si recherché sera le point d’entrée d’un parcours d’intégration réussi !