Quels sont les outils indispensables à la gestion de projet ?
On en est-où ? Qui a fait ça ? Pourquoi cette tâche n’est pas faite ? Et le livrable 2, c’est pour quand déjà ?... Dans la cacophonie d’un travail de groupe et le dédale des tâches à réaliser, la gestion de projet est parfois vécue comme une épreuve stressante et épuisante. Alors, pour alléger ce travail qui n’est pourtant pas insurmontable, voici quelques outils bien utiles dont la simplicité d’utilisation vous surprendra.
L’incontournable gestionnaire de tâches
Connaissez-vous Trello ? D’une simplicité affolante, ce gestionnaire de tâches est gratuit. C’est déjà un bon point. Mais pourquoi Trello, dans cette multitude de gestionnaires de tâches qui ont vu le jour ces dernières années, est-il plus attrayant que d’autres ?
Trello a misé sur l’aspect visuel
Quoi de mieux qu’un moyen visuel pour organiser ce que vous voulez, avec qui vous voulez ? En plus d’être agréable d’utilisation par son côté esthétique, ce logiciel est logique et ludique. Pour visualiser le concept de Trello, pensez simplement à une méthode bien ancienne mais qui aurait reçu de nombreuses améliorations : le post-it sur le bureau. Tous les collaborateurs du projet voient le même tableau et reçoivent des notifications en temps réel lorsqu’une tâche est accomplie.
Le post-it 2.0, comment ça marche ?
Trello se présente sous forme de tableau : des colonnes présentent une “liste de listes”. Une liste par carte, et vous pouvez déplacer chaque carte sur le tableau. Pourquoi est-ce si pratique ? Vous n’avez qu’à trier : ce qui est urgent, ce qui est moins important, ce qui est fait, ce qui est en cours de réalisation, et ce qu’il reste à faire ! Vous y voyez clair, et vous vous rendez compte rapidement de l’état de l’art. Votre tableau, c’est le projet dans son ensemble. Vous pouvez même y ajouter des sous-projets, ou gérer plusieurs projets à la fois.
Le petit + ? Vous pouvez associer les personnes que vous voulez aux cartes qui correspondent à leurs tâches, ainsi qu’associer des documents et des durées à chaque tâche. Tout est réorganisable ! Les collaborateurs peuvent en plus commenter les cartes.
Vous n’avez rien à installer, et Trello est également disponible sur application mobile. Alors, au placard l’agenda papier, les post-its qui traînent sur le bureau, et le temps perdu à essayer de se rappeler où trouver tel ou tel renseignement. Vous avez en main un vrai tableau de bord.
Source : Photo by Kelly Sikkema on Unsplash
WIMI, l’indispensable du travail collaboratif
Comment gagner du temps en travaillant en équipe ? Ne cherchez plus, Wimi est ce dont vous aviez besoin. Cet outil gratuit les trente premiers jours, puis à 19,90 euros/mois, vous permet de partager des fichiers sur un Drive avec votre équipe projet. Il facilite la communication à l’intérieur de votre équipe.
Que peut-on bien faire sur WIMI ?
Si nous vous parlons aujourd’hui de WIMI, c’est surtout parce que c’est une plateforme de communication très complète qui vous sera très utile si vous n’êtes pas en open space. Ne perdez plus de temps dans les couloirs, ou en déplacements pour vous rendre dans d’autres locaux. Des channels de discussions et des appels vidéo et audio avec possibilité de partage d’écran sont mis à disposition sur l’outil. Tout problème de distance est réduit à néant.
Vous pouvez également vous organiser sur WIMI grâce à un agenda et un tableau de tâches à effectuer.
Ce qui démarque WIMI des autres logiciels de gestion de projet
WIMI a mis l’accent sur le travail en équipe, en développant un espace de travail collaboratif. Cette méthode permet de mêler les idées des uns à celles des autres et d’avoir des retours plus rapides de la part des collègues. Vous allez enfin pouvoir travailler efficacement en équipe, et tout le monde sera au courant des faits.
La réelle plus-value de ce logiciel est basée sur la centralisation du travail d’équipe. Voyez en temps réel l’avancée du travail des autres, commentez, rectifiez. Des notifications se chargeront de faire les messagers. WIMI vous permet d’améliorer la productivité des équipes à très faible coût.
Slack, l’épaule droite des chefs de projets
Si gagner du temps en évitant des réunions inutiles et des dizaines de mails, aussi longs à rédiger qu’à lire, est ce dont vous avez toujours rêvé, Slack doit faire partie de vos outils au quotidien ! Ce logiciel aide à gérer plusieurs projets à la fois et efficacement.
Cette plateforme de communication collaborative est gratuite en version de base. Pourquoi ne pas l’essayer ?
Parce qu’elle présente de nombreuses options…
Regroupez les personnes que vous souhaitez en groupes privés grâce à un système de chaînes. Attribuez à chaque chaîne les bonnes informations ! Une chaîne porte un nom simple. Par exemple, un hashtag suivi du nom de votre projet. Ainsi, vous pouvez trouver n’importe quelle chaîne rapidement en effectuant une recherche dans le moteur de recherches du logiciel.
Partagez les mises à jour des différents projets et les étapes suivantes aux membres de votre espace de travail. Les participants du projets pourront suivre facilement l’avancée du projet.
Le partage ne s’arrête pas là : vous pouvez également partager des documents, des fichiers PDF ou encore des produits livrables avec les membres de votre espace de travail qui peuvent réagir instantanément en laissant un commentaire sous le document, l’archiver, le partager, ou lui attribuer une étoile. Vous l’avez compris, ce logiciel encourage l'interactivité entre les participants d’un projet.
Chaque fichier important peut être épinglé de façon à ce que tout le monde puisse s’y joindre facilement.
Source : Photo by Glenn Carstens on Unsplash
Le Mémo, une idée simple, mais bien pensée !
Accrochez des petits mémos publics pour décrire la liste d’éléments d’une action. Ajoutez des cases à cocher pour chaque tâche. Les acteurs du projet pourront cocher chaque action réalisée de manière à ce que chacun puisse suivre le progrès. Vous savez ce qui est fait, et quand tout est terminé ! Non, vous n’aurez plus à courir derrière tout le monde pour savoir si la tâche A ou B est terminée ! Adieu la messagerie !
Une communication facilitée...
Vous pouvez tout aussi bien communiquer à l’intérieur d’un groupe privé que sur une conversation thématique ouverte à tous. Slack vous permet également d’avoir une conversation avec une seule personne en messages directs.
Parce qu’elle complète vos autres outils !
Slack vous permet de connecter vos outils à sa plateforme. Tout est automatisé ! Par exemple, vous pouvez relier votre gestionnaire des tâches Trello à Slack ! Ne perdez plus de temps à changer de fenêtres, faites d’une pierre deux coups ! Sur Slack, vous recevez des notifications sur vos chaînes de projets et êtes au courant de tout !
Ce logiciel est disponible sur ordinateur et smartphone.
Paré pour un projet en béton !
Faire la démarche de découvrir de nouveaux outils refroidit certains chefs de projets. S’orienter vers un nouveau logiciel implique une phase d’adaptation et de prise en main, et par conséquent une “perte de temps”. Du moins, c’est ce que l’on peut ressentir.
Le point positif avec Trello, WIMI et Slack, c’est la simplicité d’utilisation. Ces outils ont été pensés pour être faciles à maîtriser. L’avantage est double : ce n’est pas seulement vous qui gagnez du temps, c’est toutes vos équipes qui profitent de cette nouvelle organisation et de cette nouvelle méthode de travail. La cerise sur le gâteau ? Vos outils sont complémentaires !
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