Le livret d'accueil
Introduction
Lorsque l’on évoque la venue d’un nouveau collaborateur, nous ne mettons pas en évidence le livret d'accueil. L’on-boarding d’un collaborateur doit être préparé avec soin et ce livret en fait partie. C’est un élément essentiel dans le processus d’intégration. Peu importe l’entreprise, le livret d’accueil doit comporter certains éléments. Nous allons donc voir aujourd’hui comment se construit le livret d’accueil.
Le livret d’accueil de l’entreprise
Il fait partie des outils RH permettant à l’entreprise d’intégrer un nouveau salarié. Chaque nouveau collaborateur reçoit un livret d’accueil. Il s’agit d’un enjeu stratégique pour l’entreprise. Le livret d’accueil présente l’organisation, son contexte ainsi que son environnement. Bien qu’il ne soit pas obligatoire, ce livret est fortement recommandé pour valoriser la marque employeur.
Le livret est peu évoqué dans les processus RH mais il demande une attention particulière. Il doit être sans cesse mis à jour. Son suivi doit être assuré par les ressources humaines. Il est à noter que la plupart des nouveaux collaborateurs s’attendent à recevoir un livret d’accueil.
Bien entendu, ce livret ne remplace en aucun cas l'accompagnement des équipes dans l’intégration du nouvel arrivant. On considère cela plutôt comme un support relatant les éléments constitutifs de l’entreprise.
L’intégration et l'accueil des candidats
Les candidats qui reçoivent ce livret d’accueil peuvent aisément se projeter et s'imprégner des valeurs de l’entreprise. Se repérer au sein de la structure est également un point important. Quel que soit le métier pour lequel le collaborateur intègre la société, il sera plus à même d’identifier les processus à suivre.
Lors de son premier jour, il pourra prendre quelques heures pour appréhender ce livret.
Un nouveau collaborateur qui ne dispose pas d’un livret d’accueil va poser davantage de questions et cela va ralentir son intégration. Son supérieur hiérarchique va lui exposer certains faits mais d’autres peuvent être omis. La centralisation des informations dans le livret est donc un réel avantage dans le processus d’intégration. En ayant ce livret à disposition, il pourra également, lors d’un doute, recueillir les informations nécessaires.
La digitalisation du livret d’accueil
La forte digitalisation des processus RH suppose sans aucun doute la création d’un livret d’accueil digital. Lors de la prise de poste d’un salarié, il est, généralement, tout de suite familiarisé avec les outils informatiques de l’entreprise. En outre, le livret d’accueil fait partie intégrante de cette familiarisation. L’intranet de l’entreprise est régulièrement alimenté par les collaborateurs. Il centralise les informations dont tous les salariés ont besoin. Notamment les nouveaux salariés.
Dans le cadre de la crise sanitaire, le livret d’accueil digital était un atout certain pour les collaborateurs intégrés à distance. Bien que classique sur le fond, le livret d’accueil digital se modernise de par sa forme digitale.
Au sein de ce livret d’accueil digital la charte graphique de l’entreprise est mise en avant. Les nouveaux arrivants ont donc déjà un aperçu de cet aspect. Il peut intégrer des photos ou des vidéos. Le livret d’accueil digital permet la diffusion et la modification des informations en temps réel. Il est donc à jour à tout instant. Contrairement au livret d’accueil papier qui demande une logistique particulière.
Les entreprises ayant un turnover important sont donc plus facilement attirées par ce livret digital. Les anciens collaborateurs peuvent facilement être remplacés par les nouveaux.
Le contenu du livret d'accueil, les rubriques essentielles
Afin d’optimiser la lecture et la compréhension du livret par le nouveau collaborateur voici quelques conseils de mise en forme.
Le mot du dirigeant
Souvent utilisé dans l’introduction du livret, le mot du dirigeant permet d’accueillir et de rappeler la vocation du livret. Les informations générales sur l’entreprise peuvent être mentionnées. Tout cela va permettre au nouvel arrivant de se repérer et de se sentir accompagné dans sa nouvelle aventure professionnelle.
La présentation de l’entreprise
Afin de contextualiser encore plus le nouveau salarié, une présentation de l’entreprise est de rigueur. Cette présentation contient généralement l’historique de l’entreprise (il est parfois important de rappeler que Rome ne s’est pas fait en un jour). Les fondateurs de l’entreprise sont aussi évoqués. Personnifier ces derniers en mentionnant leur parcours ainsi que leur vision de l’entreprise est un plus pour la compréhension du nouvel arrivant.
Dans cette partie les différents services sont présentés. Au sein du livret d’accueil digital les photos de chaque collaborateur sont intégrées. De plus, les coordonnées des interlocuteurs administratifs peuvent être renseignées.
L'organisation de l’entreprise
Dans cette partie les règles de l’entreprise doivent être exposées. Est-ce que l’on doit badger ? Les horaires sont-elles fixes ? Quel est le processus de demande de congés ?
En ce qui concerne la partie juridique, la convention collective peut être jointe, accompagnée du règlement intérieur.
Les entreprises les plus digitalisées peuvent même intégrer les liens vers les différentes plateformes RH. La gestion des congés et des tickets restaurants est de plus en plus dématérialisée. Les nouveaux arrivants auront donc tout en leur possession.
Les informations pratiques
Les informations pratiques relatent les éléments liés au cadre de vie de l’entreprise tels que :
- transports
- prévoyances
- compte épargne temps
- primes
Ce sont des informations précieuses pour de nouveaux collaborateurs.
La construction du livret d’accueil
Qu’il soit digital ou non, le livret d’accueil mérite une attention particulière sur le fond comme sur la forme. Pour que ce soit plus concret voici un exemple de contenus à intégrer dans un livret d’accueil.
Il est à noter qu’une partie graphique peut être intégrée pour rendre le livret plus agréable à lire.
Cette trame permet d’évoquer les détails du livret d’accueil. Il faut souligner que ce livret doit être clair et concis. Rien ne sert de s’attarder sur des paragraphes à rallonge. Plus il sera court, mieux il sera compris de tous. Les informations qui s’y trouvent doivent être synthétiques.
Comme évoqué précédemment il ne faut pas hésiter à soigner sa présentation. Il faut garder à l’esprit qu’une image vaut mille mots. Vous pouvez y intégrer des photos ou des schémas pour illustrer vos propos.
Un livret commun à tous
Le livret d’accueil concerne tous les membres de l’entreprise. De ce fait, ils doivent tous se sentir concernés par ce dernier. Réservé en toute logique aux nouveaux arrivants, le livret d’accueil est régulièrement mis à jour. Il faut donc en prendre connaissance régulièrement.
De plus, lors de la conception du livret d’accueil, l’intégralité des parties prenantes de l’entreprise sont évoquées. Elles doivent donc prendre activement part à sa création. Notamment les services de communication ou de graphisme qui peuvent épauler le service RH dans la forme du livret.
Les équipes web peuvent aussi aider à la réalisation du livret digital. En créant un mini-site de bienvenue avec des conseils et des FAQ.
Conclusion
Le livret d'accueil joue un rôle important dans l’intégration d’un nouveau collaborateur. Il relate toutes les informations essentielles à la compréhension de l'entreprise. Il permet de faciliter la formation et l’intégration du nouvel arrivant. Sa conception peut être fastidieuse mais elle en vaut la peine pour travailler sa marque employeur. Le livret d’accueil n’est pas qu’une affaire de RH. Tous les membres du personnel sont concernés par sa conception.