Le management visuel, le développement de la cohésion d'équipe
Introduction
De nombreux types de management existent. Du participatif au directif en passant par le délégatif, mais une autre notion de management émerge depuis quelques années. Face parfois aux difficultés à se comprendre au sein d’une équipe, le management fait face à certaines évolutions pour pallier ces incompréhensions. Notamment lorsque notre boîte mail se résume au partage de tableaux excel censé organiser un projet, ou encore quand une baisse significative des objectifs ne s’explique pas. Nous allons donc découvrir le management visuel !
Définition
Le management visuel vise à définir un environnement professionnel s’appuyant sur des méthodes ainsi que des outils visuels. Tout cela dans le but de fluidifier la communication interne, aider à la prise de décision mais également accélérer le traitement de l’information.
Finalement le management visuel a pour objectif de rendre plus accessible les informations au sein d’une entreprise. Ce type de management permet de mettre aussi en évidence d'éventuels dysfonctionnements.
Il agit sur le présent des actions menées mais prévient également les répercussions des actions futures.
Au sein du management visuel nous retrouvons des outils de communication essentiellement visuels. Via des schémas, diagrammes ou encore des tableaux. Il est à noter que ces outils sont principalement tangibles, mais ils peuvent également être virtuels par le biais de certains logiciels.
Vous l’aurez compris, le management visuel se distingue donc par une diffusion visuelle de l’information. L’avantage principal de ce management réside dans son adaptation aux nouvelles technologies car il peut être utilisé sur des logiciels.
Pourquoi mettre en place le management visuel ?
Pour toutes les parties prenantes d’une entreprise, utiliser le management visuel permet à cette dernière de pallier à tout imprévu et d’être la plus pérenne possible.
Le management visuel repose sur quatre principaux piliers complémentaires les uns des autres.
Il permet de transmettre facilement une grande quantité d’informations. Ces informations pourront être exposées à un endroit stratégique au sein de l’entreprise. Les collaborateurs pourront ensuite en prendre connaissance. Cela vaut par exemple pour les valeurs et les processus de l’entreprise. Un document unique relatant ces informations est donc très pertinent. En outre, cela pourra également devenir un lieu d’échange et de rencontre entre les collaborateurs.
La facilité de consultation est aussi un avantage certain du management visuel. Ces informations exposées en à plat à la vue de chacun seront donc comprises et consultées très simplement. Pour des entreprises ayant un turnover important, cela va permettre de gagner du temps sur les informations à connaître. Grâce à cela, les équipes ont une vision d’ensemble de l’entreprise à un instant T.
Comme son nom l’indique, le management visuel impact aussi la mémoire visuelle. Et parfois, une image vaut mieux que mille mots. Les collaborateurs auront donc un certain loisir à consulter ces visuels. Ce qui rend la communication plus ludique et intéressante. La mémorisation de l’information sera elle fortement amplifiée. La clarté des choses est donc prouvée.
Le dernier pilier du management visuel va être l’organisation. Si il y a une modification dans le planning des tâches, les éléments peuvent facilement être ajoutés ou même retirés. Il suffit simplement de modifier le tableau ou le visuel pour faire le changement. Ici, les posts-it, aimants ou épingles seront vos meilleurs alliés.
La méthode du POC
Après avoir évoqué les avantages de ce management, nous allons voir comment le mettre en place au sein de l’entreprise.
Il faut d’abord être conscient que les méthodes de management ne changent pas du jour au lendemain. Il est donc important de suivre un processus. Cela va permettre petit à petit d’obtenir des résultats tout en changeant les méthodes.
Dans le cadre du management visuel, il y a la méthode POC (Proof of Concept). Une méthode visant à tester une idée sur un périmètre. Ici l’idée correspond au management visuel.
Tout d’abord il faut faire des choix :
- définir les objectifs : ici il va s’agir de définir quels processus, informations ou travaux d’équipe nous allons chercher à fluidifier
- les résultats attendus : il faut être capable de mesurer le succès de la mise en place de la méthode
- le temps : avec cette méthode 3 à 4 mois sont nécessaires pour en tirer des enseignements
Une fois tous ces choix réalisés, il conviendra de passer à l’étape de mise en place d’une stratégie visant à appliquer le management visuel. Pour cela, le manager et son équipe devront se mettre en accord.
KANBAN et le management visuel
La méthode POC vise à intégrer une nouvelle façon de s’organiser ou en l'occurrence, une nouvelle manière de manager.
La méthode KANDAN vise à déployer l’aspect visuel du management visuel. Elle est basée sur l’approche du Lean. De ce fait, la méthode KANDAN s’applique de la façon suivante :
Création d’un tableau
Ce tableau devra contenir trois colonnes. Une colonne “A faire”, une “en cours” et une dernière “terminé”. Le principe est d’écrire chacune de ces tâches sur un post-it pour les placer dans les colonnes correspondantes.
Ce tableau a pour but de lutter contre le surplus d’information afin de regagner la maîtrise de son agenda. Il permet également que chacun des collaborateurs d’un service soient en mesure de connaître les sujets des autres. La fluidité du service est donc garantie.
Le mind mapping
Très connu dans l’univers marketing, le mind mapping est une méthode créative et logique. Le principe est de cartographier une réflexion collective sur un thème. L’utilisation de mots clés, de couleurs et de pictogrammes facilitent la mémorisation et la communication.
Ces deux méthodes peuvent tout à fait être utilisées en même temps. La méthode du tableau va permettre au manager de gérer les tâches quotidiennes de ses collaborateurs, alors que le mind mapping sera plus pertinent sur la gestion d’un projet. Elles sont donc complémentaires.
Pour que cette pratique du management visuel soit efficace, le manager doit comprendre son environnement. Il doit être en mesure d’identifier et de comprendre chaque besoin de ses collaborateurs. Ce qui va permettre de rendre la démarche du management visuel constructive.
Le design thinking
Cette méthode est davantage destinée à des projets d’innovation. Elle s’appuie sur la co-créativité où les équipes brainstorm sur une même idée. Le concept se profil ensuite peu à peu afin d’étudier sa faisabilité. Mais il est à noter que cette méthode ne s’applique pas à toute sorte de projet. Les start-up sont généralement les plus concernées.
Conclusion
Le management visuel peut être très efficace au sein d’une entreprise encore trop traditionnelle dans ses méthodes de communication. Il a de nombreux avantages et permet à toutes les personnes d’une entreprise de mener à bien leurs missions.
L’état d’esprit des collaborateurs doit également être de mise. Sans cela, le manager ne parviendra pas à instaurer un management visuel. L’étude POC de la faisabilité d’instauration de ce management est donc très importante.
Une fois mis en place, le management visuel n’en sera que fructueux, tant pour l’atmosphère de l'équipe, que pour la réalisation des objectifs.