LE RECRUTEMENT PAR LA COOPTATION : AVANTAGES ET BONNES PRATIQUES
Introduction au recrutement par la cooptation
Dans un monde idéal, recruter un candidat ne coûterait pas plus que quelques euros à une entreprise et se ferait en un rien de temps. La mise en place d’une stratégie de recrutement se doit d’être bien rodée pour être efficace. Pourtant, certaines stratégies moins coûteuses ont également fait leurs preuves. Avez-vous pensé au recrutement par la cooptation ?
Selon une étude APEC Sourcing cadres édition 2018, “48% des entreprises ayant utilisé la cooptation des salariés afin de recruter un cadre, ont embauché une personne connue ou recommandée.”
Dans cet article, nous verrons les avantages et les limites du recrutement par la cooptation et quelles sont les bonnes pratiques d’un tel recrutement.
Définition du recrutement par la cooptation
Avant d’entrer dans le vif du sujet, il va être nécessaire de rappeler la définition du recrutement par la cooptation.
Qu’est-ce le recrutement par la cooptation ?
On appelle cooptation en recrutement le fait de recommander une personne pour un poste au sein d’une entreprise. Le coopteur sera la personne qui recommande une personne de son entourage. Le coopté est celui que l’on recommande pour ses compétences.
Dans le recrutement par cooptation, le coopteur fait appel à son réseau professionnel et personnel. Cette démarche a pour objectif de proposer un profil correspondant au poste à pourvoir au sein de l’entreprise dans laquelle une personne de son réseau travaille.
Pour comprendre pourquoi le recrutement par la cooptation est de plus en plus utilisé, il va être nécessaire d'observer ses différents avantages.
Les avantages du recrutement par la cooptation
Selon cette même étude proposée par l’APEC, “la cooptation des salariés se hisse au troisième rang des canaux permettant le plus d’embauches de cadres, en raison d’une hausse de 2 points à 9 % en 2018.”
Attardons-nous maintenant sur les avantages de ce recrutement.
Réduction du coût et du temps de recrutement
Selon l’étude The Social Referral par Bill Boorman, grâce à la cooptation, “80% des entreprises économisent du temps sur le processus de recrutement dès l’étape de présélection.”
En effet, en mettant à contribution vos salariés pour faciliter vos recrutements, vous gagnerez du temps. Chaque collaborateur dispose d’un réseau (entourage professionnel, amis, famille…). Il est donc censé connaître chacune des personnes de son réseau, cela facilite le travail de sourcing.
Selon une étude de la société Jobvite, “la cooptation en recrutement permet un temps de recrutement plus court, de l’ordre de 29 jours contre 39 jours via un jobboard ou encore 55 jours avec un site carrières.” Ce gain de temps, engendre inévitablement une réduction des coûts liés au recrutement.
C’est le deuxième avantage de ce processus de recrutement. Il est difficile d’évaluer précisément le coût d’un recrutement. Cependant, en moyenne, pour un cadre avec un salaire annuel de 40K €, il est compris entre 4000€ et 10 000€. Cette fourchette comprend le sourcing, le traitement des candidatures, les entretiens, l’intégration, la formation, etc.
Ici, la réduction des coûts engagés dans le cadre d’une cooptation intervient au niveau du sourcing. En effet, cette étape va être faite par le coopteur. Au sein de son réseau, il va en effet trouver la personne la plus compétente pour le poste proposé.
Directement lié au gain de temps dans le sourcing, l’intégration du coopté se fera également plus rapidement. Cela peut s'expliquer en raison des informations qu’il a pu recevoir par le coopteur en amont de son recrutement.
Qualité des profils recrutés
Selon l’étude APEC, Sourcing cadres édition réalisée en 2018, “23 % de candidatures pertinentes étaient issues de la cooptation en 2018.”
Troisième avantage qu’offre la cooptation en recrutement, la qualité des profils recrutés. Cela s’explique souvent par des valeurs communes avec le coopteur et donc proches de celles de l’entreprise.
En plus de ce partage de valeurs, le coopteur a tout intérêt à proposer un profil dont il connaît les compétences et matchent avec celles du poste proposé. En effet, il en va de sa réputation et de sa crédibilité.
Réduction du turnover
La cooptation en recrutement offre également une réduction du turnover des collaborateurs recrutés via ce moyen. Lorsque le coopté est intégré dans l’entreprise, il a l’avantage d’arriver dans une entreprise où il connaît déjà une personne, le coopteur. Cette connaissance permet donc de faciliter l’intégration. Le nouveau collaborateur pourra donc profiter de cette connaissance pour correctement s’intégrer et développer sa motivation au travail.
Un engagement et une implication renforcée pour les coopteurs vis à vis de l’entreprise
Du côté du coopteur, le fait de recommander un proche sur un poste au sein de son entreprise, montre un certain engagement et un épanouissement professionnel. Un collaborateur insatisfait sur son poste ou vis à vis de son entreprise n’aurait pas l’envie d’aider son entreprise dans ses recrutements. Et encore moins de recommander un proche pour venir y travailler.
Ce processus de recrutement, décèle donc les collaborateurs investis pour leur entreprise, ayant envie de la voir se développer et d’y participer.
Les limites du recrutement par la cooptation
Ne pas confondre piston et cooptation
Souvent confondus, la cooptation et le piston sont pourtant deux process différents.
Par définition, la cooptation est la recommandation d’une personne pour ses compétences professionnelles sur un poste bien particulier sans y associer une dominante affective. En candidatant de manière “traditionnelle” à un poste, le coopté verra sa candidature traitée à la même enseigne que les autres candidats. C’est à dire qu’il se convier à toutes les étapes de recrutement “classique”.
Le piston, est le fait d’aider la candidature d’un proche ou d’une personne que l’on connaît sans vraiment être certain de ses compétences pour le poste visé. Le pistonneur est donc celui qui use d’une position hiérarchique ou d’une influence pour aider le pistonné à accéder à l’emploi qu’il recherche.
Au sein des entreprise, cette pratique n’est pas vraiment vue d’un très bon œil, car elle permet à certains collaborateurs d’accéder à un poste “facilement”. Ce fonctionnement favorise donc certaines personnes plus que d’autres et ne respecte pas forcément l’égalité des chances en termes de recrutement.
Éviter le clonage des profils
Attention, le processus de cooptation mis en place dans une entreprise, peut parfois entraîner un manque de diversité. En effet, le recrutement de profils trop proches des profils des collaborateurs déjà recrutés, peut amener à ce problème. Aussi appelé phénomène de “clonage” ou encore de “réplication”, ce mode de recrutement peut ainsi être critiqué pour cette raison.
Pour pallier à ce phénomène, l’entreprise doit tout de même être vigilante aux profils des cooptés. Ainsi, elle fera en sorte de favoriser la diversité des profils dans sa structure.
Les bonnes pratiques de la cooptation en recrutement
L’efficacité d’un tel programme réside d’abord dans le fait qu’il ne doit pas être trop strict. Ce programme doit être suffisamment attrayant pour que les collaborateurs soient des coopteurs volontaires. Les maîtres mots pour qu’une cooptation soit bien encadrée sont clarté et simplicité.
Pour qu’un programme de cooptation en recrutement puisse être mis en place et puisse être efficace, quelques règles s’imposent…
Voici donc les points à ne pas négliger dans la mise en place d’un programme de cooptation :
1) Identifier les profils coopteurs dans l’entreprise et sur quels postes la cooptation est-elle possible
Afin d’entamer la réflexion sur le programme de cooptation à mettre en place, il faut cibler les collaborateurs pouvant coopter un candidat. Est-ce possible pour tous les collaborateurs ou est-ce réservé à une partie des salariés ?
Ensuite, il est important de savoir sur quels postes les collaborateurs peuvent-ils coopter un candidat. Certaines entreprises ne choisissent de coopter que des profils sur des recrutement de cadres par exemple. Autre manière de choisir les profils cooptés, il peut s’agir d’établir une liste de postes jugés “rares” voire “pénuriques”. Il faut ainsi faire le choix d’orienter la cooptation seulement sur le recrutement de ces profils.
2) Communiquer sur le principe de cooptation et en détailler les étapes et les avantages pour les coopteurs
Premièrement, la création de ce programme doit pouvoir être réfléchie en amont de sa diffusion et donner envie aux collaborateurs d’y adhérer. Pour cela, la création d’un kit de cooptation ou programme de cooptation peut être une bonne idée. Il permettrait à tous les salariés de disposer des informations au sein d’un seul et même support. Ces informations peuvent être rassemblées sous forme de Powerpoint ou d’un fichier partagé. Ce fichier pourra contenir les différents documents nécessaires à informer sur ce programme.
Une fois la création de ce kit ou de ce programme réalisé, il va s’agir de communiquer et de le faire connaître aux collaborateurs concernés ou à l’ensemble des collaborateurs selon le choix de l’entreprise.
Faisant l’objet d’un mail ou d’une réunion, les éléments doivent pouvoir être envoyés à différents moment de l’année. Cela peut être en amont des nombreux recrutements à prévoir en fin d’année scolaire pour la rentrée de septembre. Cela peut aussi être en amont de la nouvelle année civile.
Informer les collaborateurs sur les étapes de cette cooptation est également un élément indispensable. Cela prouve que le programme est mûrement réfléchi et tient la route.
La liste des éléments à détailler peut-être la suivante :
- qui peut coopter ? ;
- quels sont les profils à coopter ? (contrat, statut) ;
- démarche à respecter (envoi du CV du candidat, intégration de la candidature au processus de recrutement) ;
- indiquer la période de référence (sur quelle période est-il possible de coopter un collaborateur);
- mentionner les avantages pour le coopteur et les conditions d’envoi de ces avantages (par exemple une certaine somme au moment de l’intégration du collaborateur et une deuxième partie au moment de la fin de période d’essai).
En termes d’avantages, il peut être intéressant de graduer les récompenses selon les profils recrutés.
3) Graduer les récompenses selon le profil recruté et/ou selon le nombre de cooptation
Les récompenses sont parties intégrantes du programme de cooptation et sont un des éléments centraux pour rendre cette cooptation attrayante.
En effet, pour qu’un collaborateur ait envie de recommander une personne de son entourage ou une connaissance il faut bien évidemment qu’il soit satisfait de son entreprise, son environnement etc. Il faut également qu’il y trouve son avantage.
C’est pour cela que la mise en place de récompenses pour le coopteur est fortement recommandée. Primes, cadeaux, la liste de ces récompenses doit être détaillée dans le kit de cooptation ou le programme de cooptation envoyé aux collaborateurs.
Ces différentes récompenses doivent être réfléchies en amont afin qu’elles soient en cohérence avec les profils cooptés. Si la cooptation peut se faire sur différents profils, les récompenses devront bien évidemment croître avec la difficulté du profil à recruter. Ainsi, les récompenses peuvent tout à fait être détaillée selon une gradation logique et en lien avec le palier de cooptation.
4) Mettre en place un suivi côté coopté/coopteur pour informer les différents acteurs
Il va être nécessaire d'informer le coopteur ainsi que les différents acteurs intégrés au recrutement lorsque le candidat intègre le processus de recrutement.
Conclusion
Depuis le mois de septembre 2017, le Groupe Partnaire à mis en place un programme de cooptation. Ce programme lui permet de développer ses modes de recrutement tout en améliorant sa performance.
Pour le Groupe, ce programme représente l’embauche de 7 personnes en 2018/2019 puis 21 collaborateurs l’année suivante !
S’inscrivant de plus en plus dans les processus de recrutement, la cooptation offre de nombreux avantages aux entreprises. Cependant, la stratégie mise en place, doit être faite de manière rigoureuse et professionnelle.
En faisant participer vos collaborateurs au développement de votre entreprise par le recrutement, vous pourrez être en mesure d’intégrer des talents. Même ceux qui n’étaient pas forcément en recherche d’un poste et vous épauler de nouveaux talents.
En faisant participer les collaborateurs d’une entreprise au recrutement, la cooptation permet de mettre en lumière des collaborateurs très engagés. Ce processus a donc un double avantage car il engendre automatiquement un meilleur engagement auprès des coopteurs. Cela peut s'expliquer par la confiance que l’entreprise leur a donné dans la recherche d’un candidat.