Les KPI's dans le recrutement

Introduction

Lorsque l’on parle KPI’s (Key Performance Indicator) cela nous évoque généralement l’aspect marketing d’une entreprise. Or, les KPI’s sont importants dans tous les domaines d’activité de cette dernière. Ils vont permettre de se focaliser sur l’essentiel et de mesurer la performance de l’action qui a été menée. Au sein des ressources humaines par exemple, les KPI’s ont leur rôle à jouer pour identifier la performance des recrutements. C’est ce qui va nous intéresser aujourd’hui.

Mesurer la performance des recrutements, la multitude des enjeux contradictoires

Dans le cadre d’un recrutement, ce qui va principalement être mesuré va être les personnes recrutées. Seule cette performance est prise en compte. Or, pour les recruteurs il est parfois plus complexe que cela d’identifier la réelle performance du recrutement. En effet, les recruteurs doivent être capables d’allier rapidité, productivité, efficacité, équité et maîtrise des coûts lors du processus de recrutement.

De plus, en fonction des candidats, ces variables peuvent refléter d’autres problématiques. Les recruteurs ont donc parfois des difficultés à identifier les leviers de performance du recrutement.

Afin de donner du sens aux recrutements, les ressources humaines ont besoin de définir des objectifs à atteindre pour leur permettre de performer.

Selon le Cabinet Hudson “85% des organisations qui mesurent la qualité de leur recrutement en observent l’impact positif. Ainsi près de la moitié de ces organisations reconnaissent une amélioration de plus de 25% de la qualité de leur recrutement.”

Les piliers du recrutement

Dans le processus de recrutement, de la mise en ligne de l’offre jusqu’à la signature du contrat, un tableau de bord de l'acquisition de talent apparaît. Il s’agit des piliers du recrutement. Ce sont des enjeux indispensables à prendre en compte lors d’un projet de recrutement.

Voici les enjeux pour les recruteurs :

Productivité

Cette notion se mesure par le nombre de recrutements qui ont été réalisés par un recruteur. Elle se définit par un équivalent de temps sur une période donnée. Cet indicateur est toutefois difficile à faire progresser. C’est pour cela qu’il faut que l’entreprise soit à même de proposer des outils de productivité aux ressources humaines afin de leur permettre d’avoir plus de temps et ainsi améliorer ce ratio de productivité.

Vélocité

Cela va correspondre à la temporalité. C'est-à-dire que cette notion va se mesurer par le pourcentage de postes qui ont été pourvus dans un délai fixé.

Qualité

Comme nous le constatons, la qualité du recrutement correspond à des candidats qui auront correctement été évalués et sélectionnés. La prise en compte des hard et des softs skills va également être importante.

Afin de mesurer la solidité du recrutement et de ce fait la qualité, le pourcentage de collaborateurs encore en poste après 6 à 12 mois va être pris en compte. Cet indicateur va aussi refléter la qualité de l’onboarding.

Coûts

Les coûts sont dissociés de la productivité dans la mesure où il s’agit d’un enjeu à part entière. Dans cette notion les coûts internes et externes sont pris en compte afin d’obtenir les chiffres clés du recrutement.

Expérience candidats

Les talents sont de plus en plus nombreux, les ressources humaines ont donc tout intérêt à soigner l’expérience candidat. Pour mesurer cette expérience un questionnaire peut être soumis aux candidats.

Inclusion

La diversité ainsi que l’égalité des chances font partie des préoccupations des recruteurs. Afin de disposer d’un processus de recrutement vertueux, les recrutements doivent être mis en place avec le plus d’agilité possible. Les outils de recrutement efficaces font partie de la politique d'inclusion de l’entreprise.

Ces 6 enjeux doivent être pris en compte par les parties prenantes de l’entreprise. Ces derniers vont permettre aux recruteurs de présenter en amont un tableau de bord des talents aux décideurs de la société. Il s’agit finalement d’un plan d’action de recrutement.

Les KPI’s à suivre

Après avoir identifié les enjeux du recrutement, une liste de KPI’s à suivre (non exhaustive) peut être mise en place. Ces sont des clés à personnaliser en fonction des résultats souhaités. Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes KPI’s dans leur processus de recrutement.

Le nombre de candidatures au poste

Au sein du processus de recrutement nous pouvons tout d’abord identifier comme KPI’s le nombre de candidatures reçues.

Globalement, il s’agit d’une donnée immédiatement relevée par les recruteurs. Cela impact notamment la notoriété de la marque.

Les candidatures seront plus propices pour une entreprise connue de tous. Mais ce n’est pas le seul facteur. Un nombre de candidatures trop faible peut également prévenir les postes pénuriques. C’est pour cela qu’il faut analyser en détails les candidatures reçues.

Sourcer les candidatures

En fonction des canaux utilisés afin de sourcer les candidats, ce KPI peut être intéressant à observer. Les recruteurs font usage de nombreux jobboards pour publier leurs offres. Les recrutements sont parfois même émis depuis les réseaux sociaux. Ce sont tout autant d’outils sur lesquels il faut s’appuyer afin de définir quel canal a été le plus pertinent à utiliser.

Le délais de recrutement

Issu du terme anglais “time to hire”, ce KPI correspond au temps passé sur le recrutement depuis l’expression du besoin. Il s’agit de la durée du processus de recrutement. Il peut être calculé avec la somme du nombre de jours de tous les recrutements sur le nombre de recrutements dans l’année.

Taux d’embauche interne et externe

Ces pourcentages vont permettre de connaître le nombre de collaborateurs provenant de l'intérieur ou de l’extérieur de l’entreprise. Cela va impacter notamment la mobilité interne si le taux est plus élevé en interne. Cette mobilité interne démontre que les salariés ont envie de rester et d'évoluer au sein de l’entreprise. Ce KPI est très important car il permet de mesurer l’engagement des collaborateurs.

Le turn over

Bien entendu, le turnover est un facteur dont les recruteurs tiennent compte. En effet, il y a une différence entre des besoins en recrutement trop élevés et ceux trop réguliers. Ce turnover affiche le nombre de départs volontaires dans l’entreprise. Dans le cadre d’un turnover trop élevé cela peut provenir de deux choses :

Un recrutement peu qualitatif sur le long terme (5 ans) et le court terme (1 an ou moins)

Un problème au sein du service concerné

L’équivalent temps plein

Ce KPI correspond à l’effectif de manière homogène car il rapporte le temps travaillé de chaque salarié à celui d’un salarié à temps plein. Un salarié à 100% compte comme 1 alors qu’un employé à 80% compte pour 0,8 en équivalent temps plein.

Cette notion peut paraître complexe mais elle dispose de nombreux indicateurs pour les ressources humaines.

La formalisation des KPI’s

Afin de suivre au mieux les KPI’s de l'entreprise, il est intéressant de réaliser des reportings réguliers en fonction des données à intégrer. Pour suivre le sourcing des candidatures un reporting mensuel peut être réalisé. Pour ce qui est du taux d’embauche interne et externe, il peut être mesuré une fois par an. Les RH ont donc tout intérêt à organiser le suivi de leur KPI’s.

Formaliser tout cela avec des tableaux ainsi que des graphiques va permettre de rendre tout cela visuel. Les KPI’s cités précédemment sont les principaux. Les recruteurs doivent veiller à en faire usage au sein de leur processus de recrutement afin d’être plus performants.

Conclusion

Les KPI’s ne concernent pas seulement le secteur du marketing. Ces clés permettent aux recruteurs de disposer de nombreux éléments pour analyser et adapter leur processus de recrutement. Il ne faut pas omettre que le processus de recrutement joue un rôle crucial dans l’expérience candidat. Il faut donc le soigner !