Travailler avec ses équipes et manager ses équipes à distance peut être une grande source de stress pour les managers. Cela peut être vécu comme une perte de contrôle sur le travail de leurs collaborateurs. Ils peuvent également avoir l’impression de perdre de leur emprise et de leur autorité. Prêts à découvrir comment bien manager à distance ?
Qu’est-ce que le télétravail ?
Sur le site du Gouvernement, le télétravail est défini de la façon suivante : « Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication. ».
En d’autres termes, le télétravail est la possibilité d’effectuer son travail quotidien en entreprise de chez soi occasionnellement et si le métier s’y prête. Il faut pouvoir faire preuve d’autonomie et pouvoir utiliser les technologies de communication de chez soi (ordinateur portable, tablette, etc.).
Le télétravail est également un des axes de la Qualité de Vie au Travail. Depuis le début de la crise sanitaire du COVID-19, le télétravail a sonné comme étant la meilleure solution afin de maintenir la continuité des services et de l’activité des entreprises.
Quels sont les avantages du télétravail pour les entreprises ?
Il existe plusieurs avantages :
- Une réduction du taux d’absentéisme et de retard ;
- La réalisation d’économies : réduction de frais généraux et de dépenses ;
- Une amélioration de la qualité de vie des salariés, cela accroît leur motivation ainsi que leur implication ; et
- Une augmentation de la compétitivité des salariés.
Aussi, une étude a été menée par la Direction Générale des Entreprises (DGE) qui prouve que le télétravail permet d’accroître la production et la productivité de l’ordre de 5 à 30%.
Quelles sont les qualités requises pour pouvoir télétravailler et manager ses équipes à distance ?
Dans l’objectif d’une utilisation optimale du télétravail, le salarié en télétravail doit pouvoir s’adapter et développer certaines qualités. Il faut que le salarié possède un bon sens de l’organisation, cette qualité est primordiale en télétravail. Aussi, il faut apprendre à ne pas se laisser distraire ou se laisser déconcentrer. En effet, même s’il travaille à domicile, il doit être concentré sur son travail car les attentes seront les mêmes que s’il travaillait de son bureau en entreprise. Il doit savoir s’auto-imposer une certaine discipline sur sa routine de travail et enfin, il doit savoir séparer vie professionnelle et vie privée.
Quelques conseils afin de bien manager ses équipes à distance…
Manager ses équipes à distance peut faire peur. En effet, lorsque le télétravail n’est pas une habitude dans l’entreprise, le manager peut avoir quelques aprioris sur le sujet. Les questions qui reviennent le plus sont souvent liées à la motivation du salarié s’il travaille de chez lui. Les manager remettent en cause leur motivation ainsi que leur implication.
Pas de panique ! Fin 2019, selon une étude menée par le Groupe d’assurance Malakoff Médéric-Humanis, le nombre de télétravailleurs s’élève à 5,2 millions de salariés. En 1 an, leur nombre a augmenté de 700 000.
Alors pourquoi pas vous ?
Afin de bien manager ses équipes à distance, voici quelques conseils :
- Faites confiance à vos collaborateurs
Vous devez faire confiance à vos collaborateurs et les laisser expérimenter le télétravail si cela est tout nouveau pour eux. Il ne faut pas penser que puisque le collaborateur n’est pas dans son bureau, il travaillera moins sérieusement. En tant que manager, vous devez abandonner l’idée de vouloir contrôler vos collaborateurs. En télétravail, cela n’est pas faisable. Vous devez simplement expliquer les nouvelles règles ainsi que vos attentes. Indiquez ce qui est tolérable ou non.
- Mettez en places des règles et des objectifs
Le travail à distance doit tout de même être précisément encadré. Les règles doivent être connues de tous. Par exemple, les horaires, demander aux collaborateurs de rester joignables de telle heure à telle heure, répondre au téléphone, etc. Cependant, ne chercher pas à joindre vos collaborateurs à toutes heures de la journée afin de « vérifier » qu’ils soient bien à leur poste de travail. Lorsque nous travaillons au bureau, il y a certains moments où nous sommes injoignables car nous sommes déjà en ligne, en réunion, etc. Il en va de même lorsque nous travaillons à domicile. A la place, mettez régulièrement en place des réunions d’équipe afin de parler de l’avancée des missions et de fixer de nouveaux objectifs dans le but de consolider votre équipe. Vous devez réinstaurer la proximité malgré la distance.
- N’abusez pas du téléphone…
En effet, vous devez respecter le temps de travail et la concentration de vos collaborateurs. Le téléphone ne doit être utilisé que dans le but de partager des informations importantes ou encore pour traiter des urgences. Si vous n’avez rien d’urgent à dire à vos collaborateurs, préférez plutôt l’envoi d’un mail.
- Faites participer tout le monde
Vous avez forcément des collaborateurs discrets dans votre équipe. L’éloignement du bureau vous empêchera de savoir ce pensent ces collaborateurs. Faites-en sorte qu’ils prennent la parole et échangent leurs idées avec les autres membres de l’équipe. La distance pourrait même faciliter leur prise de parole face aux autres. Par exemple, pendant une réunion, demandez l’avis de chacun, faites des sondages dans le but d’impliquer tout le monde.
- Trop de reporting tue le reporting…
Comme dit précédemment, pour manager à distance, vous ne devez pas constamment vérifier ce que font vos collaborateurs. Vous devez vous assurer que les objectifs sont atteints. Vous devez suivre les résultats des membres de votre équipe et non pas suivre l’état d’avancement des tâches de chacun. Le reporting doit se limiter à l’essentiel, notamment sur les résultats.
- Être réactif
Afin de ne pas perdre en réactivité malgré la distance avec vos collaborateurs, vous devez vous assurer que votre équipe soit bien connectée et vous devez faire attention à toutes leurs demandes. Si ces derniers ont des difficultés à avancer sur leur projet, vous devez les écouter et ainsi, être prêt à les aider. Vous devez éviter de leur faire des retours seulement une fois par semaine.
- Mettez en place des points d’équipe et des points individuels
Afin de maintenir une certaine cohésion d’équipe, vous devez organiser des réunions d’équipe obligatoires chaque mois. L’important est de garder les liens. Une nouvelle fois, veillez à ne pas confondre garder le contact et surveiller vos collaborateurs.
- Se former aux outils en ligne
Vous devez savoir que tous vous collaborateurs ne sont pas forcément adeptes des outils numériques en ligne. Avant de vous jeter dans le grand bain, familiarisez-vous et votre service aux outils de visioconférence, de réunions en ligne et aux espaces de travail collaboratifs. Cela est nécessaire afin de pouvoir échanger facilement à distance.
- Utilisez des outils de visioconférence performants
Afin de mieux diffuser des informations à l’ensemble de vos collaborateurs, vous devez optimiser l’utilisation des outils de communication en ligne. Pour cela, vous devez être équipé des meilleurs outils et savoir les utiliser.
Voici une liste des meilleurs outils en ligne :
- Les outils de visioconférence
Google Hangouts : grâce à Google Hangouts, vous pouvez communiquer par messagerie et par appel vidéo. Vous pouvez faire des appels de groupe avec 10 participants maximum. Google Hangouts dispose également d’une application mobile.
Zoom : cet outil vous offre de nombreux services. Vous disposez d’une messagerie instantanée, de salles de réunions et de salles de conférences. Vous pouvez également mettre en place des webinaires.
Skype : skype, tout comme Google Hangouts vous permet de faire des appels avec un maximum de 10 personnes et cela depuis n’importe quel support (ordinateur, portable, tablette). Vous pouvez faire des partages d’écran et enregistrer les conversations.
Blackboard : c’est un outil de visioconférence qui vous permet d’ajouter des fichiers et de partager votre écran en temps réel. Il vous permet de faire des réunions et de pouvoir chatter en même temps. Blackboard offre également la possibilité de créer des groupes de travail en ligne.
Jitsi : c’est un outil Open-source. Jitsi vous permet de faire des visioconférences de 2 à 200 personnes.
- Les espaces de coworking
Trello : Trello est une des plateformes de gestion les plus utilisées en coworking. Cet outil offre la possibilité aux équipes de collaborer sur des projets communs. Ces projets sont organisés sous forme de carte. Vous pouvez suivre en temps réel l’évolution de plusieurs projets.
Slack : Slack est une plateforme de communication collaborative utilisée par plus de 3 millions de personnes. Cet outil se présente sous forme de chat. C’est un logiciel de gestion de projet qui permet de partager et d’échanger des fichiers tout en gardant l’historique des conversations précédentes.
Google Drive : Google drive est un espace de travail qui permet de mieux organiser vos documents. Cet outil vous permet d’envoyer des fichiers volumineux à vos collaborateurs ou à vos clients et cela directement à partir de votre boite mail. Enfin, Google drive vous permet d’avoir accès à vos fichiers stockés à distance, d’un ordinateur ou via l’application mobile.
Concrètement, pour manager ses équipes à distance…
… Il faut :
- Fixer un cadre avec des règles et des horaires précis ;
- Faire entièrement confiance à votre équipe ;
- Inciter vos collaborateurs à se concentrer sur leurs missions ;
- Limiter les interactions avec le téléphone ou avec la messagerie instantanée, le mot d’ordre est la concentration ;
- Adapter votre communication avec chaque collaborateur, trouvez une solution qui convienne à tous ;
- Éviter de les inonder de reportings ; et
- Être disponible pour votre équipe.