Les enjeux et les étapes d'un processus d'offboarding

 

 

 

 

Introduction

Dans le monde professionnel il est très rare de rester dans la même entreprise toute une carrière.

 

Lors de son expérience au sein d’une entreprise, le collaborateur passe par 3 grandes étapes :

• l'arrivée et l'intégration appelées onboarding ;
• l'évolution en interne;
• le départ, l’offboarding.

 

Si le processus d’onboarding tend à se démocratiser de plus en plus, l’offboarding est une pratique moins répandue et souvent moins soignée. 

 

Côté collaborateur, l’offboarding ne doit pas être une raison pour dégrader son comportement et négliger son professionnalisme. C’est pourquoi il va être nécessaire de partir en laissant une bonne image.

 

Puisque les collaborateurs sont les principaux ambassadeurs des marques, ne vaut-il pas mieux accompagner leur départ ?

 

 

 

Concepts et définitions

 

Avant d’entrer dans le cœur du sujet, il va être indispensable de définir les notions et concepts utilisés dans cet article.

 

Offboarding

L’offboarding peut être défini comme la mise en place d’un processus RH, par l’équipe ou le pôle RH et les autres parties prenantes. Il permet de s'assurer du départ d'un salarié dans les meilleures conditions possibles.

 

 

Onboarding

Désignant “embarquement” en anglais, l’onboarding dans la thématique RH, est le processus d’intégration et d’accompagnement d’un nouveau collaborateur dans une entreprise.

 

 

Marque employeur

La marque employeur est « la notion de réputation d’une entreprise, ses valeurs, son organisation, sa communication et de ses ressources humaines auprès d’un public tant interne qu’externe ».

 

L’objectif premier pour une entreprise, lorsque l’on parle de marque employeur, va être de donner une image attirante auprès de son public. A savoir ses potentiels candidats mais aussi ses collaborateurs.

 

 

Les enjeux de l'offboarding côté collaborateur

 

Adopter le bon comportement et être acteur de sa (e)réputation

En ce qui concerne le comportement, lors de son départ d’une entreprise, celui-ci ne doit pas être en décalage avec le comportement qu'il a pu avoir lors de son expérience dans la structure. Un collaborateur ne peut se permettre de relâcher son professionnalisme du fait de l’approche de son départ. La dernière image qu’il laissera ne sera pas représentative de sa réelle attitude mais sera malheureusement celle que pourra retenir l’entreprise et ses collègues.

 

 

Zoom sur le phénomène du boomerang

Le phénomène du boomerang en entreprise, aussi appelé “boomerang rehire”, est le fait qu’un collaborateur quitte une entreprise pour diverses raisons, et la réintègre un certain temps après. Souvent ce sont des employés saisonniers ou des collaborateurs évoluant dans des activités saisonnières.

Etant donné que le collaborateur connaît déjà l’entreprise lorsqu'il la réintègre, c’est profitable pour l’entreprise. En effet, le collaborateur a déjà fait partie de la structure, connaît son fonctionnement, sa culture, etc. Ces différents avantages permettent au collaborateur et à l’entreprise de poursuivre sereinement leur collaboration.

 

 

 

 

 

Les enjeux de l'offboarding pour l'entreprise

 

Construire sa marque employeur et sa réputation d'entreprise

Mettre en place un processus d’offboarding est directement lié à la marque employeur de l’entreprise. En effet, la manière dont l’entreprise prépare le départ d’un collaborateur sera plus ou moins bien perçue en fonction de l’organisation. Une entreprise qui se contente de solder les comptes de son employé et de s’occuper des éléments obligatoires renverra une image plutôt négative auprès du collaborateur concerné.

 

En revanche, une société qui met tout en oeuvre pour assurer la transmission du savoir-faire du collaborateur vers son équipe ou son futur remplaçant montrera une certaine reconnaissance à son sujet. 

 

Ces différents éléments renvoient directement à la notion de marque employeur. Cette image de l’entreprise qu’il faut entretenir et constamment améliorer. 

 

L’entreprise doit être consciente que peu importe le discours que pourra avoir son ex-salarié, celui-ci aura un impact direct sur sa marque employeur et donc sa réputation.

En effet, un salarié qui s’en va, ne veut pas forcément dire que l’on aura plus aucun contact avec lui. Il ne faut pas oublier que ses ex-salariés restent des ambassadeurs de sa marque en échangeant sur leur vision de l’entreprise auprès de leur entourage. Ils peuvent également être amenés à revenir au sein de l’entreprise. Ceci correspond au phénomène du boomerang, expliqué précédemment.

 

 

L'offboarding pour se remettre en question et améliorer sa stratégie

La mise en place d’un processus d’offboarding est également stratégique pour l’entreprise qui le met correctement en place. 

Lors du processus d’offboarding, la réception d’un feedback de la part du collaborateur peut être un bon moyen pour peaufiner la stratégie, se remettre en question voire innover. En restant ouvert à la critique et au changement, l’entreprise saura s’améliorer, attirer et fidéliser les talents.

 

Lorsqu'un salarié quitte une entreprise, c'est un des moments idéals pour avoir un feedback constructif. En effet, ce salarié sur le départ sera plus à même de faire part de son ressenti voire de ce qui le dérange dans l’entreprise que les salariés restants. Ces derniers ne prendront peut-être pas l’initiative de faire un retour sur les sujets sensibles.

 

 

Faire des économies et se protéger juridiquement

Une stratégie d’offboarding peut également permettre de limiter certains coûts comme ceux liés au matériel par exemple. En récupérant le matériel de l’ancien salarié, l’entreprise fait une économie et évite l’achat d’un équipement neuf. Pour cela, il faut tout de même penser à vérifier l'état du matériel et le changer si besoin.

 

Aussi, du côté juridique, bien offboarder permet de quitter le salarié dans de bonnes conditions et peut éviter une bataille juridique ou de futures actions en justice face à un collaborateur revanchard. 

 

Un salarié qui part dans de mauvaises conditions peut fortement nuire à une entreprise.

 

 

Maintenir un niveau de sécurité optimal

En termes de sécurité, il est nécessaire que l’entreprise récupère les différentes ressources mises à disposition du salarié. Ces ressources peuvent aussi bien correspondre aux données informatiques, qu’à l’accès physique à l’entreprise. Il va donc être nécessaire de changer les mots de passe, désactiver le badge d’accès et le récupérer, supprimer ou archiver la boîte mail, etc. Ainsi, il est facile d’éviter toute tentative de cyber piratage, de fuite d’informations, de vol ou tout autre problème relatif à la sécurité de l’entreprise.

 

 

 

 

 

 

Les 10 étapes clés d'un processus d'offboarding

 

Côté entreprise et côté collaborateur, le processus d’offboarding se prépare.

Voici nos 10 conseils pour bien organiser un départ :

 

Collaborateur / Entreprise

J-1 MOIS

• Prévenir et communiquer sur le départ du salarié. Une bonne communication permettra de transmettre l’information à l’ensemble des collaborateurs et évitera des bruits de couloir qui pourraient nuire à la bonne organisation ;
• Transmettre son savoir-faire en faisant un état des lieux des missions effectuées et à venir. Organiser la passation permettra à l’entreprise de ne pas perdre les savoirs du salarié sortant en le transmettant au collaborateur restant ou restant ;
• Les bons comptes font les bons amis. Finaliser les process paye, anticiper le solde de tout compte et transmettre l’ensemble des documents administratifs nécessaires ;
• Demander un rapport d’étonnement. Cela permettra de comprendre les raisons du départ du collaborateur (si celles-ci ne sont pas explicitement connues) et de recevoir un feedback pour permettre à l’entreprise de s’améliorer ;
• Réaliser une lettre de recommandation. Cela n’est pas une obligation mais cela démontre une certaine reconnaissance et c’est un plus pour la future expérience du salarié.

 

J-1 SEMAINE

• Organiser un pot de départ avec ses collègues. Cette étape peut aussi bien être l’initiative du salarié que de son entreprise voire son équipe.

 

JOUR J

• Mettre à jour l’organigramme et/ou l’annuaire interne (intranet) ;
• Supprimer les différents comptes informatiques du salarié et modifier les mots de passe des accès qu’il pouvait détenir ;
• Récupérer le matériel qui pourra être réutilisé (matériel informatique, téléphonique…). Le plus simple et le plus pratique est de faire une sorte d’inventaire du matériel prêté lors de l’onboarding et de reprendre la même liste à l’offboarding ;
• Échanger ses coordonnées personnelles afin de rester en contact.

 

Cette liste n’est pas exhaustive, un processus d’offboarding a tout intérêt à être personnalisé en fonction des objectifs et des valeurs de chaque entreprise.

 

 

Conclusion

 

Enjeu stratégique, financier, marque employeur, (e)-réputation… l’offboarding n’est pas à négliger côté entreprise et représente une étape importante dans la vie d’un salarié.

 

Au même titre que le processus d’onboarding, l’offboarding devrait également être un processus en lui-même, réfléchi et mis en place dans chacune des entreprises. 

Négliger la préparation du départ d’un salarié serait une erreur.

 

Mettre en place un processus d’offboarding représente de nombreux avantages aussi bien pour l’entreprise que pour le collaborateur alors pourquoi la négliger ?